Prozesschaos mit System: Die Kunst, alles falsch zu machen
„Hauptsache, es wurde gesprochen!“ – Mit diesem Satz bringt Bernd Ruffing gleich zu Beginn ein weit verbreitetes Problem auf den Punkt. Unternehmen setzen auf Kommunikation statt auf klare Regeln und Konsequenz. Endlose Meetings ohne nachvollziehbare Dokumentation und Verantwortlichkeiten, Prozesse, die eher für den Quartalsbericht als für den Alltag im Team gestaltet wurden, und überladene Details, die den Blick aufs Wesentliche verstellen.
Er zeigt mit einem Augenzwinkern auf, wie viele Firmenprozessfallen entstehen: Optimierung nur im eigenen Bereich, Outsourcing der Verantwortung, oder der Traum, mit mehr Tools und noch mehr Komplexität endlich Ordnung ins Chaos zu bringen. Dazu kommt die gefährliche Heldenmentalität: „Wenn’s klemmt, sollen es die wenigen Profis richten“, während die Verantwortung diffus bleibt und gerne auf die Mitarbeiter abgeschoben wird. Perfektionistische Details werden genauso gefeiert wie das völlige Fehlen von klaren Regeln.
Warum diese Checkliste auch deine Perspektive verändern sollte
Vielleicht erkennst du dich selbst oder dein Unternehmen an der einen oder anderen Stelle wieder – keine Panik! Genau das ist der Moment, an dem Veränderung beginnt. Prozessmanagement darf nicht als lästige Einschränkung verstanden werden, sondern als individuelle Befreiung: klare Strukturen schaffen Raum für Kreativität, Eigenverantwortung und echte Zusammenarbeit.
In meinen Artikeln über Prozessoptimierung, die Balance von Agilität und Struktur und die Mythen über Teamkultur findest du ähnliche Denkansätze, die die Schattenseiten einer „überoptimierten“ oder gar falsch interpretieren Prozessführung beleuchten. Sie zeigen Wege auf, wie Prozesse nicht nur funktionieren, sondern Menschen im Alltag wirklich unterstützen können.
7 Tipps gegen Prozesschaos mit System
- Reduziere Meetings auf das Wesentliche: Weniger Sprechen, mehr Handeln. Verzichte auf die vielen Runden ohne klare Ergebnisse.
- Dokumentiere klar und verständlich: Kurz, praktisch, nachvollziehbar – deine Kollegen danken es dir.
- Prozesse für Menschen, nicht fürs Reporting: Gestalte deine Abläufe so, dass sie im Alltag helfen, nicht nur gut aussehen.
- Verantwortung sichtbar machen: Klare Rollen und Zuständigkeiten schaffen Verbindlichkeit.
- Tool-Auswahl kritisch hinterfragen: Neue Software nur einführen, wenn sie echte Probleme löst, nicht verschlimmert.
- Helden mentalität vermeiden: Setze auf robuste Prozesse, die auch ohne Superhelden im Team funktionieren.
- Flexibilität und Struktur balancieren: Struktur schafft Freiheit, wenn sie bewusst eingesetzt wird. Agile Prinzipien und klare Regeln sind kein Widerspruch.
Offene Frage: Wie sorgt ihr in eurem Team für klare Strukturen ohne das Gefühl von Korsett?
Veränderung beginnt immer im Denken – und das erfordert Mut, Humor und manchmal auch den Willen, liebgewonnene Gewohnheiten zu hinterfragen. Nutze die Chance, deine Prozesse als echten Befreier zu sehen, nicht als Bremse.
Ich lade dich herzlich ein: Teile deine Gedanken und Erfahrungen in den Kommentaren! Wie begegnet ihr dem Thema Prozesschaos in eurem Arbeitsalltag? Wo liegt für dich die perfekte Balance zwischen Struktur und Flexibilität?
Passende Beiträge aus meinem Blog
Empfehlenswerte externe Ressourcen
- Mr. Struktureffizienz – Bernd Ruffing – Mehr von der „Anleitung zum schlechten Arbeiten“
- Harvard Business Review – Change Management
- Forbes – Leadership Insights
Fazit
Prozesse sind keine lästige Pflicht, sondern das Werkzeug, mit dem wir Arbeit leichter, erfolgreicher und erfüllender machen können.
Nimm dir heute vor, Prozesse nicht als Restriktion, sondern als Chance zu begreifen. Und wenn der Weg mal holprig ist – ein schräge Perspektive und ein Augenzwinkern helfen oft weiter.
Ich freue mich auf deinen Kommentar – lass uns gemeinsam das Prozesschaos besiegen!